Hvilken procedure har I for it-projekter og kommunikation?

Hvor mange projekter har du som it-ansvarlig, direktør/C-level eller som ganske normal bruger af din virksomheds it-systemer og computere, liggende i skuffen til tjek? En minimumsanbefaling herfra må være tre projekter – for det er til at overskue, og efter de er løst, kan der komme tre nye, som på det tidspunkt bliver og er de mest væsentlige.

– save the rest for a rainy day

Hvilke it-projekter kan minimere tab af data?

Kan du forestille dig, at ét af it-projekterne er at finde ud af, hvor mange private gmail-konti, og øvrige private datakonti, som f.eks. dropbox, wetransfer og hotmails, samt snapchat-brug, instagram, SMS/Messages, Messenger, Skype og iCloud-konti, der indeholder juridisk firma-information i din virksomhed. Og som juridisk har forpligtet selskabet på en eller anden facon (tilbudspris, opgavebeskrivelse, billeder, logo’er eller lignende – og/eller personfølsomme data)?

Og har I som hovedadministratorer stadig adgangskoder til alle jeres selskabstelefoner og computere mm.? Eller bestemmer den enkelte bruger selv?

Just asking, da vi også er blevet kontaktet en del gange af både nye og eksisterende kunder, der har mistet ualmindeligt mange data i forbindelse med manglende koder, private kommunikationsmetoder, osv.

F.eks. da 4 ansatte i en større ”kreativ virksomhed” besluttede at prøve lykken selv …. og tog alle deres private konti, abonnementer mm. med sig, da de stoppede.

Gardér dig overfor uhensigtsmæssig brug af kommunikationsmidler

Vi ved godt “tiden” er til, at alle former for kommunikationsmidler benyttes. Men det rejser et par rigtig trælse spørgsmål, som tager noget tid at tage sine forholdsregler overfor.

I vores personalehåndbog er det stringent angivet, at alt personfølsomt skal være i firmaregi og inddækket af vores it-sikkerhedsbeskrivelse for data. Og alle aftaler og løfter som vi indestår for, skal være dokumenteret i de firma-etablerede arkiv- og database-systemer.

Derudover må brugen af private applikationer og konti ikke angive at være fra selskabet med firmanavn, logo, osv. Dvs. en modtager må aldrig være i tvivl om, om det er fra os i selskabsregi eller er fra en ansat i privat regi.

Lav jeres virksomheds manglende kommunikation om til klar og anvendelig praksis

Vi kan godt hjælpe dig og din virksomhed, hvis du ikke har tidsmæssige ressourcer eller ikke interesserer dig for de ovenstående procedurer. Så giv os et ring eller skriv, hvis du ikke har fået eksekveret på kommunikationsmetoderne og en ”standard operating procedure” for ekstern kommunikation.