Crossmind

Sæt gang i det rette antal it-projekter

Hvor mange projekter har du som it-ansvarlig, direktør/C-level eller som ganske normal bruger af din virksomheds it-systemer og computere, liggende i skuffen til tjek? En minimumsanbefaling herfra må være tre projekter – for det er til at overskue, og efter de er løst, kan der komme tre nye, som på det tidspunkt bliver og er de mest væsentlige.

– save the rest for a rainy day ☀️

Hvilke it-projekter kan minimere tab af data?

Kan du forestille dig, at ét af it-projekterne er at finde ud af, hvor mange private gmail-konti, og øvrige private datakonti, som f.eks. dropbox, wetransfer og hotmails, samt snapchat-brug, instagram, SMS/Messages, Messenger, Skype og iCloud-konti, der indeholder juridisk firma-information i din virksomhed. Og som juridisk har forpligtet selskabet på en eller anden facon (tilbudspris, opgavebeskrivelse, billeder, logo’er eller lignende – og/eller personfølsomme data)?

Og har I som hovedadministratorer stadig adgangskoder til alle jeres selskabstelefoner og computere mm.? Eller bestemmer den enkelte bruger selv?

Just asking, da vi også er blevet kontaktet en del gange af både nye og eksisterende kunder, der har mistet ualmindeligt mange data i forbindelse med manglende koder, private kommunikationsmetoder, osv.

F.eks. da 4 ansatte i en større ”kreativ virksomhed” besluttede at prøve lykken selv …. og tog alle deres private konti, abonnementer mm. med sig, da de stoppede.

Gardér dig overfor uhensigtsmæssig brug af kommunikationsmidler

Vi ved godt “tiden” er til, at alle former for kommunikationsmidler benyttes. Men det rejser et par rigtig trælse spørgsmål, som tager noget tid at tage sine forholdsregler overfor.

I vores personalehåndbog er det stringent angivet, at alt personfølsomt skal være i firmaregi og inddækket af vores it-sikkerhedsbeskrivelse for data. Og alle aftaler og løfter som vi indestår for, skal være dokumenteret i de firma-etablerede arkiv- og database-systemer.

Derudover må brugen af private applikationer og konti ikke angive at være fra selskabet med firmanavn, logo, osv. Dvs. en modtager må aldrig være i tvivl om, om det er fra os i selskabsregi eller er fra en ansat i privat regi.

Lav jeres virksomheds manglende kommunikation om til klar og anvendelig praksis

Vi kan godt hjælpe dig og din virksomhed, hvis du ikke har tidsmæssige ressourcer eller ikke interesserer dig for de ovenstående procedurer. Så giv os et ring eller skriv, hvis du ikke har fået eksekveret på kommunikationsmetoderne og en ”standard operating procedure” for ekstern kommunikation.

Har du kørt lang tid på det nuværende backup-system, så har vi et par spørgsmål og det har din chef sikkert også.

Hvor lang tid besluttede du dengang, at systemet skulle dække over? – og hvad er dine tanker efterfølgende for de kommende 5 års backup?

– Når du skal genoverveje de kommende års backup-strategi, så kommer der afgjort nogle ledelsesmæssige spørgsmål, fordi sikring af data som hovedregel koster lidt.

7 spørgsmål din chef har til dig, som er backup ansvarlig for virksomhedens data

1. Hvor lang tid tager det os at gendanne?

Et svært spørgsmål, da det afhænger af størrelsen på datasættet og forbindelseshastigheder (blandt andet). Men du skal kunne forsikre din chef om, at løsningen vil tage backup lokalt til hurtige gendannelser såvel som offsite for redundans. Bekræft at testgendannelser for at estimere gendannelsestider er en vigtig del af prøvningsprocessen – så du aldrig efterlades til at gætte på dataredning af virksomhedens data.

2. Hvor meget koster det os?

Virksomheder, især mindre og mellemstore, skal bruge så lidt som muligt på pålidelig sikkerhedskopiering. Der er brug for en leverandør, der tilbyder fleksible backup-modeller. Sådan en model der løbende er fuldt opdateret, og kan udbygges hen over årene – evt. på en licens, og som også sikrer der altid er kompetencer indenfor support og vedligehold. Vi kan se at simple og rigtige løsninger, der er konkurrencedygtige, gør det værd at tænke fremad, og evt. gå over på nye løsninger.

3. Hvordan kan vi gøre det uden DIG?

De spørger dig måske ikke direkte, men det er et aktuelt spørgsmål. I det usandsynlige tilfælde, at du som backup-administrator bliver ramt af en bus, holder ferie, bliver syg eller andet – forbliver virksomhedens data så fuldt beskyttet? Backup-løsningen skal være både automatiseret og let nok til at blive overtaget af en anden kollega i en nødsituation, (det kan man i øvrigt også indskrive i sin Backup Strategi Beskrivelse).

4. Er dette noget, der kan vokse hos os?

Når din virksomhed vokser, vokser jeres datamængde også. En sikkerhedskopiløsning skal kunne skaleres fleksibelt for at understøtte yderligere servere, databaser og evt. nye virtuelle miljøer uden at skulle købe for mange yderligere agenter, plugins og funktioner. Vi oplever, der skal kunne skrues op for både udstyr og internetforbindelser i fremtidsplanerne.

5. Beskyttes de bærbare computere på C-level?

Medarbejdere og øvrige interessenter – med eller uden ”bring you own device” som bærbare, iPads og smartphones – pendler i langt højere grad mellem kontorer, hjemme og på åbne netværk i lufthavne, hoteller, samarbejdspartnere mm. Og med de bærbare arbejdes der også i de uregelmæssige timer, og sikkerhedskopieringer og bærbare er derfor blevet helt uundværlige.

Særligt R&D / udvikling & forskning, og C-level (med strategisk viden, data og øvrigt konfidentielt materiale) skal have automatiserede sikkerhedskopier, der gemmer krypteret lokalt (f.eks. FileVault) og evt. online til destinationer som f.eks. Amazon S3, Dropbox Business, pCloud Crypto.

Løsninger med gratis central overvågning og eksterne e-mail-underretninger giver Backup Admin besked om, at tingene kører problemfrit.

6. Gør dette os GDPR-kompatible?

Persondataforordningen er ret omfattende, og det er 100% dit ansvar at sikre, løsningen dels er beskrevet korrekt, og tilsvarende konfigureret som beskrevet – og dermed sikre at persondata er sikkert gemt og evt. krypteret mm., ikke gemmes for længe – og at beskrivelse og konfiguration overholder de gældende juridiske lovkrav på området. Et træls spørgsmål til dig er altid – hvor ”bor” de almindelige Dropbox-konti dine kolleger evt. benytter??? – eller WeTransfer???  …. ikke USA, vel? 😉

7. Hvilken form for support-støtte kan vi få?

Lad os indse det, ingen kan lide at blive sendt til langdistanceopkaldscentre for support og blive tvunget til at bevise, at de allerede har forsøgt det åbenlyse. Du har muligheden for at vælge en løsning, der tilbyder support fra faktiske medarbejdere, certificerede backupeksperter, der arbejder sammen med dig en-til-en for at sikre, at korrekt konfigurerede sikkerhedskopier virker fra første dag.

Misbrug af DIN mail til spam-mails

Du har helt sikkert oplevet, en ven, bekendt, kollega, eller ligefrem dig selv, der har fået misbrugt din virksomheds domænenavn / email-adresse til spam – og at domænet efterfølgende er blevet blacklistet af diverse spam-liste-databaser.

Problemet er at det er ret let at sende e-mails ud med falske mail-adresser. Det betyder, at spammere/forbrydere kan misbruge din virksomheds domæne til at sende e-mails, så det ser ud til at komme fra jer.

Hvordan løser man det?

Løsningen – eller en slags løsning kan være at ændre lidt i jeres mailopsætninger. Fordi det er muligt at lave et domæne / mail set-up, så I fortæller omverdenen, hvorfra e-mails fra jeres domæne kommer fra – f.eks. den mailserver I bruger i virksomheden lokalt eller den Microsoft 365 server I er tilknyttet.

Afhængigt af, hvor kompliceret dit mail-set-up er, kan det være alt fra en let opgave til lidt af et projekt, at få det opsat. Vi anbefaler, du bruger ca. 1 time på at finde ud af så meget du kan om dit set-up, så det bliver nemmere for dig selv, og evt. sådan nogle som os, hvis vi skal hjælpe din virksomhed med at skærpe sikkerheden og troværdigheden for jeres domæne.

Tekniske opsætningstrin

Teknisk kan du selv løse opgaven ved at foretage en række opsætninger – og er du utryg ved det, så hjælper vi selvfølgelig gerne.

1. Opsæt SPF dns record, der fortæller omverdenen, hvilke ip-adresser din(e) mailserver(e) har.
2. Opsæt DKIM på mailserver(e) og opsæt dns record, så modtagere kan tjekke om mail kommer fra den mailserver, der har signeret emailheader.
3. Opsæt DMARC dns record, der fortæller omverdenen, hvordan de skal forholde sig, hvis SPF eller DKIM ikke passer for modtagne emails.

Hvis du har mange, der sender e-mails på dine vegne, kan ovenstående være kompliceret at sætte op, for her skal du udover på egen mailserver måske også tage højde for nyhedsbreve eller web-kontaktformularer.

Ring eller skriv til os, hvis I hos jer vil undgå misbrug af domænenavn til spam.

Servicebestilling til kontorets maskiner – uanset mærke

På udkig efter en servicebestilling til din kopimaskine? Har du problemer med din HP, Canon, Brother, Konica, Ricoh, Sharp eller anden maskine? Trænger dit kontorudstyr til et eftersyn, dårlig kvalitet, problemer med papirindtag, stop i maskinen eller noget helt andet? Så er der hjælp at hente her.

Vi tilbyder erhvervskunder landsdækkende support, service og reparation af printere, multimaskiner, scannere, kopimaskiner og plottere uanset mærke, model eller producent – store såvel som små. 

Vi kan professionelt servicere og reparere alle mærker og modeller indenfor:

Står din printer, kopimaskine, scanner, fax eller plotter ikke på listen?

Kontakt os, så finder vi i fællesskab den bedste løsning for dig.

Kan det betale sig at reparere?

Ja, det kan det!

I langt de fleste tilfælde kan det betale sig at reparere sin kopimaskine MFP eller printer, for ofte er det få sliddele der skal skiftes eller renses før kontormaskinen kører optimalt igen. En gammel tommelfinger regel fortæller, at man sparer op til 60% af prisen på en ny kopimaskine, ved at reparere sin nuværende.

Private Apple ID skaber problemer for virksomheder

Systemadministratorer, it-chefer og direktører mv. ærgrer sig ofte over, at der ikke er styring på Apple ID i deres virksomheder.

Udfordringen ligger i at Apple-udstyret låses til brugeren med Apple ID, Find My Mac/iPhone, App Store, osv., og når en medarbejder så skifter job, udstyr eller andet, skal alt deaktiveres, slettes og re-settes inden medarbejderen forlader arbejdspladsen.

Men hvordan er det nu lige, hvis man glemmer sit Apple ID? Eller man ikke lige har medarbejderens private Apple ID. Hvordan er det nu lige, når der skal laves en backup af data før re-set af udstyr?

Data som helt sikkert skal være tilgængelige for en anden medarbejder, således medarbejderen kan løse opgaven.

Og hvad nu hvis proceduren for hvordan man forholder sig omkring it-udstyr, sletning af data, fortrolighed, adgang til data, mails, osv. ikke er nedskrevet i personalehåndbogen.

Worst case scenarier

Vi oplever 2 worst case scenarier ret ofte, som er dyre og hvor vigtige data mistes.

1. En medarbejder siger op, eller opsiges, afleverer sit udstyr til en kollega, sletter den gamle brugerkonto og opretter sin egen – måske igen med sit eget private Apple ID.

– Et halvt år senere opdager den tidligere medarbejder, at udstyret fremgår af en oversigt i vedkommendes Find iPhone, og herfra er der fuld mulighed for at fjerne/slette enheden – og dette sker så.

Senere samme dag, er den nye medarbejders computer slettet.

2. Et privat Apple ID benyttes ved køb af software og et eget valgt login bruges på udstyret.

– Køb på et privat Apple ID kan ikke overføres til firmaet, og derfor skal alt genkøbes ved skift.

Hvis et login ikke (gen)kendes, skal udstyret re-settes via Apple – det er en proces, der nemt tager et par timer og koster derefter, for ikke at tale om irritationsmomentet i, at skulle fremfinde fakturakopi, sende, modtage og genetablere udstyret efterfølgende.

Vores anbefaling

Kort sagt: brug af personlige Apple ID i en virksomhed gør det vanskeligt for it-administratorerne at styre virksomhedens it-udstyr, licenser og data. Og så er personlige ID oprettet af enkeltindivider med personlige passwords, kun udviklet med intentionen om et personligt brug.

Vi vil derfor gerne anbefale, at systemadministratorer, it-chefer og direktører mv. sikrer, at der ikke benyttes private Apple ID i virksomhederne ved at få reglerne indskrevet i personalehåndbogen og GDPR-dokumentationen. Og samtidig sikrer, der er “business-ID-styring” af selskabets Apple ID i flertal.

På den måde er data også beskyttet, hvis en enhed mistes ved forglemmelse, tyveri eller andet – og styret udstyr kan slettes remote af den it-ansvarlige.

Hvad kan få voksne mænd til at græde

Voksne mænd kan også græde, når de ikke kan komme ind i deres telefoner eller computere pga. mistede eller glemte passwords og manglende backup.

Få en udførlig guide til håndtering af Apple ID og undgå gråd og andre ulykker 😉;

https://blog.kandji.io/guide-for-apple-it-managed-apple-ids-for-business

”Sale and lease back” – er det noget for dig? 

Hvis I mangler penge, likviditet, kapital (kært barn mange navne) i virksomheden, så har vi mulighed for, at købe jeres Apple-udstyr, og leje det retur til Jer, så I fortsat har det.

Det er en traditionel leasing-metode, som er kendt som ”sale & lease back”, og som giver dig en masse penge i hånden, der kan bruges til flere forskellige formål, herunder investering i vækst, andre produktionsanlæg, eller blot til at forbedre virksomhedens nøgletal i regnskabet.

Aktiver som it-udstyr skal afskrives, men de løbende ydelser på en leasingaftale (leje) kan direkte fradrages i regnskabet, og påvirker dermed direkte resultatopgørelsen.

Renten starter ved 0% p.a., så vi kan være bedre og billigere end banken.

Måske I har en del Apple-udstyr I er glade for, men vil godt have frigivet nogen penge til andre formål, så kontakt os for en nærmere drøftelse.

Og har du ikke noget ordentligt Apple udstyr du er tilfreds med, så finder vi også gerne det – brugt eller nyt – vi har masser af det.

Har I brug for en velfungerende og sikker hjemmearbejdsplads?

Vi vil gerne anbefale en velfungerende hjemmearbejdsplads, hvor sikkerheden er på plads og forbindelsen er hurtig, så du og dine kolleger kan fokusere på det primære – at udføre jeres job.

Vores basis løsning indeholder, udover internetforbindelsen, en rimelig router med et acceptabelt niveau af sikkerhed mod uautoriseret adgang. Så hjemmet og virksomhedens data forbliver i sikkerhed.

Et trådløst netværk der er hurtigt nok

Det trådløse netværk skal være tilstrækkeligt hurtigt til, at alle medarbejdere ikke “hakker” i MICROSOFT TEAMS, eller venter unødigt længe på filoverførsler og øvrig dataadgang.

Vi står samtidig i den lidt specielle situation, at mange familiemedlemmer nu er hjemme på samme tid, og benytter det trådløse netværk og internetforbindelsen.

Men I kan tilgodese og håndtere både virksomhedens/hjemmearbejdspladsens behov samtidig med de andre familiemedlemmers. Vi tilbyder en fair løsning med et gedigent og fornuftigt udstyr der kan håndtere alle i husstandens behov.

UniFi Dream Machine – Alt-i-én løsning

Vi slår et slag for en rigtig smart og ordentlig kombineret router, firewall, switch og access point fra Ubiquiti – en UniFi Dream Machine – ja, det hedder den faktisk 😅

Det er en såkaldt all-in-one device.

UniFi Dream Machine er den nemmeste vej til forening af jeres hjemmeinstallation, og den har alt I behøver til et mindre kablet netværk, et lynhurtigt trådløst netværk og en høj grad af sikkerhed i form af en security gateway, som betyder for brugeren, at den gør sit bedste for at stoppe hackere.

Den kan selvfølgelig udbygges, hvis I fx bor i et stort hus eller virksomhed eller skal have rigtig mange på netværket. Forhør jer om mulighederne på tlf. 7023 2200, så tager vi en snak om det.

En let måde at styre hjemmearbejdspladsen på

Vi kan ikke love, at hjemmearbejdet bliver lettere, men vi kan garantere en sikker styring af løsningen, også hvis dette skal ske udefra. Fordi UniFi Dream Machine kan styres centralt enten fra virksomhedens it-afdeling og/eller hvis du selv skal have adgang til den udefra.

Du kan i øvrigt tilkoble kameraer til netværket helt ned i en pris fra kr. 550,- så du visuelt kan holde øje med din ejendom eller virksomhed, når I ikke er der.

Dream Machine er virkelig en drømmemaskine, hvor alle de almindeligvis “pudsige” tekniske apparater er samlet i en og samme enhed.

Ubiquiti UniFi Dream Machine – Danmarks nemmeste løsning i en træls coronatid, hvor vi gerne vil gøre, hvad vi kan for at hjælpe vores kunder med produktion og effektive systemer.

Se og læs mere her – https://store.ui.com/collections/routing-switching/products/unifi-dream-machine

De optimale computere til hjemmearbejde

En bærbar computer med en tilkobles mus, tastatur og skærm er en virkelig god løsning til en fair ergonomisk hjemmearbejdsplads – nu og over tid.

Og passer en 13” ikke i størrelse eller udstyr, kan du vælge både nye 16” og secondhand 15” MacBook Pro’er, der ligger klar på hylderne.

F.eks. fra kr. 9.592,20 får du en pæn secondhand MacBook Pro med 15” skærm, 16 GB hukommelse, 512 GB SSD, som kun er 2,5 år gammel og ellers mægtig pæn.

Gratis genbrug – printere i overskud

Vi har fortsat “gratis” velfungerende A4 og A3-printere, vi har modtaget fra andre kunder, som de er vokset ud af, og derfor har fået en større print/kopimaskine i stedet.

Disse printere giver vi løbende væk til kunder, som har behovet i en snæver vending til et mindre printbehov.

Skriv blot til vip@clarus.dk eller ring 👍🏼

Kort sagt – vi ved en hel masse om, hvordan du og dine folk kan arbejde effektivt hjemmefra – før, under og efter marts/april 2020, og det vil vi gerne videregive til dig og din virksomhed.