Er e-mails vigtige at arkivere?

I tidligere tider åbnede en sekretær virksomhedens post, kopierede og distribuerede den efterfølgende til rette vedkommende. Dernæst blev originalen arkiveret, da det dengang var for usikkert uden et centralt arkiv til skrevne aftaler, tilbud, korrespondance m.m. Indimellem var der også selskaber, som gik så langt at lave en kopi af originalen som backup.

Der var en politik om ikke at miste data, som var væsentlige for selskabets image og aftaler.

Er det anderledes i dag?

Ja, nogen kan have den opfattelse, at hvis mail ligger i cloud – f.eks. Office 365 – så er der både backup og arkiv … for altid. Men det er langt fra tilfældet.

Backup, restore og arkivering er IKKE som standard inkluderet i Microsofts ellers udmærkede Office 365-løsning. Dette er vigtigt at være opmærksom på, hvis man ikke vil miste data.

Hvordan undgår man at miste data?

Det er vores helt klare opfattelse, at data skal dubleres ved modtagelsen, og arkiveres separat, så alle mails – relevant og mindre relevant – er beskyttet og sikret.

Sker det ikke, vil data nemt kunne mistes af flere årsager:

  • fejlvurdering fra modtagerens side omkring vigtigheden
  • defekter i hardware
  • sletning ved en fejl
  • fejl ved backup
  • bevidst sletning af data
  • cyperangreb/hacking

Digitalisering udfordrer arkivering

Vi oplever, at flere og flere private og erhvervsmæssige områder digitaliseres.

F.eks.:

  • bogholderiet scanner bilag og sender rundt i fakturagodkendelsessystemer / apps til formålet
  • kontrakter underskrives med Penneo, DocuSign eller e-Signatur m.m. (via mail)
  • flere og flere kolleger skal tildeles NEM-ID medarbejdersignatur
  • CVR.dk – VIRK.dk og så videre, indeholder flere og flere oplysninger, og har guidelines og instruktioner til uddelegering på mange sider og sprog
  • pop-ups på hjemmesider med aftalebetingelser m.m. godkendes lynhurtigt med et enkelt klik, og cookie-advarslerne kommer hele tiden

Det er vist fair at sige, det er blevet lidt mere kompliceret at holde rimelig orden i eget penalhus.

E-mail arkivering skal være superlet

Vi er forberedt i Office 365 og har øvet os i det, så vi kan løse alle de opgaver vi skal. Og derfor har vi et godt system til e-mail arkivering.

Derudover har vi også en backup-løsning koblet til Office 365, men det er sekundært. Hovedarkivering er langt det vigtigste.

For os er det blandt andet væsentligt:

  • ALLE e-mails er tilgængelige
  • Der er ikke brug for at slette e-mails (for f.eks. at skaffe plads i postkasserne)
  • Behovet for plads til e-mails reduceres til mindre end 50%
  • Der skal kunne søges i ALLE e-mails, ligesom i vedlagte filer… Word, Excel, PDF osv.
  • Det skal kunne installeres på kort tid, og læres på 5 minutter
  • Det skal kunne være både/og, enten/eller lokalt eller i skyen

På den måde er der mindre behov for at genskabe data. Selvom der opstår fejl, er systemet fuldt ud kørende og data hentes blot fra arkiv. E-mail arkivering er fuldt beskrevet og lige til at indføre i jeres øvrige procedurer.

E-mail arkivering skal være superlet for jer, ligegyldigt om det er for 500 mennesker eller 25.

Vi støtter op om e-mail arkivering, backup og kontrol, for det støtter og giver jeres virksomhed succes.

Kontakt mig eller en af mine gode kolleger på
mail@clarus.dk – eller på hovednummeret 7023 2200
så hjælper vi gerne med, at I aldrig mister e-mails.

– Michael Henneke, Partner